OBJECTIF

Maîtriser les options avancées de la messagerie. Apprendre à partager plusieurs agendas avec des groupes d’utilisateurs, Utiliser les tâches et les contacts.

PUBLIC CONCERNÉ

Toute personne souhaitant maîtriser les fonctionnalités avancées d’Outlook.
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NIVEAU REQUIS

Connaissances de base sur le logiciel.
DURÉE
1 jour
INFOS
  • Moyens pédagogiques et techniques :
  • Intervenant : Formateur spécialisé, 20 ans d’expérience.
  • validation : Attestation de fin de stage.

Programme de formation Outlook niveau avancé

 

Organiser et paramétrer sa boîte de réception

Créer une catégorie pour permettre des recherches Trier et organiser ses messages Modifier l’affichage de sa boîte de réception Créer des dossiers de rangement Créer et utiliser des dossiers personnels (archivage) Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers Paramétrer et utiliser des actions rapides Prévenir ses correspondants de son absence Autoriser un collègue à accéder à sa messagerie Accéder à la boîte aux lettres d’un autre utilisateur

Organiser la liste de ses contacts

Créer et suivre une liste de contacts Nouveau contact dans la même société Attribution d’une catégorie Personnalisation de l’aspect des contacts Les formats d’affichage et de colonnes Trier, filtrer, regrouper les contacts Publipostage à partir des contacts

Le calendrier

Rappels sur les rendez-vous / Evénements La gestion des réunions, suivi des participants Le paramétrage et l’impression Agenda de groupe Partager un calendrier La superposition de calendriers partagés Ajouter un nouveau calendrier Envoyer le calendrier par courrier électronique Publier son calendrier en ligne

Faciliter la gestion des tâches à réaliser

Créer des tâches à réaliser Trier et classer les tâches par ordre de priorité Suivre la progression des tâches Saisir les tâches périodiques en une seule fois Assigner, répondre et transférer des tâches Les autres options pour les tâches Envoyer le rapport d’état Transformer un message en tâche

Les autres fonctionnalités de la messagerie

Création et utilisation de modèles de message Afficher et utiliser d’autres champs Supprimer, déplacer un champ

Archiver

Principe de l’archivage Enregistrer les messages Archivage manuel et automatique Outils de nettoyage